طراحی و پیاده سازی بیش از ۴۰ فرآیند از سال ۱۳۹۵ تا کنون در دفتر تبلیغات اسلامی

خبرگزاری شبستان، گروه قرآن و معارف به نقل از دفتر تبلیغات اسلامی: سیدابوالحسن نظام دوست در گفت و گو با خبرنگار ما در خصوص طراحی و پیاده سازی بیش از 40 فرآیند در این دفتر گفت: فرایندها ابزار تحقق استراتژی ها و اهداف سازمانی هستند، لذا اگر فرایندها به درستی انجام شوند، بدیهی است سازمان به اهداف و چشم انداز خود دست خواهد یافت.

ضرورت فرایند در سازمان

وی افزود: به منظور انجام صحیح فرایندهای سازمان، لازم است تا فرایندها طی یک برنامه مدون مورد پایش و بهبود قرار گیرند. پیش نیاز انجام بهبودهای مذکور شناخت وضعیت موجود آنها است، به عبارت دیگر جهت بهبود سازمان نیاز است تا وضعیت موجود آن به درستی درک شده و سپس طی مراحلی نسبت به بهبود آن اقدام نمود، درضمن مستندسازی روال ها و فرایندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود.

رئیس اداره توسعه سیستم های سازمانی مرکز برنامه ریزی و نظارت راهبردی دفتر تبلیغات اسلامی با بیان اینکه پس از استخراج وضعیت موجود فرایندها ، تحلیل های کاربردی و مطلوبی را بر این اساس می توان انجام داد، تصریح کرد: برخی از مهمترین تحلیل های مذکور براساس منابع معتبر عبارتند از؛ تحلیل میزان همراستایی فرایندهای وضعیت موجود با اهداف واستراتژیها و ماموریت سازمان، کشف و حذف فرایندها و فعالیتهای اضافی در جهت اجرای یک ماموریت، شناسایی فرایندهای مستعد الکترونیکی شدن جهت حرکت سازمان به سمت Paper Less، حرکت از سازمان وظیفه گرا به سوی سازمان فرایند گرا و غیره است.

مدیریت فرایند های کسب و کار در سازمان ها

وی با اشاره به اینکه امروزه مدیریت سازمان ها بسیار پیچیده تر از قبل شده اند، اظهار داشت: عوامل زیادی علاوه بر نوع محصولات و خدمات، بر موفقیت کسب و کار ها تاثیر می گذارد، که یکی از این موارد مهم و تاثیر گذار، مدیریت فرایند های کسب و کار یا همان (Business Process Management) است.

نظام دوست با بیان اینکه در منابع معتبر، BPM را ترکیبی از دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات می دانند، تصریح کرد: مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یک روش سازمان ‌یافته و نظام‌مند به منظور تعریف، طراحی یا بازطراحی، ایجاد، مستندسازی، اندازه‌گیری، پایش و کنترل کلیه فرآیندهای سازمان، به ‌منظور ایجاد ارزش بیشتر برای کاربران و اهداف سازمان همراه با چابکی بالاتر است.

وی با تاکید بر اینکه می خواهیم تغییرات یا بهبود هایی را در فرایند های سازمانی ایجاد کنیم، عنوان کرد: در نتیجه ی این تغییرات هزینه ها و خطاها کاهش می یابد و در مقابل سرعت و کیفیت خروجی را افزایش می دهد، در نهایت هدف، بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختار یافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای سازمان و طراحی سیستمی مناسب است.

رئیس اداره توسعه سیستم های سازمانی مرکز برنامه ریزی و نظارت راهبردی دفتر تبلیغات اسلامی با اشاره به مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار در منابع معتبر، گفت: می توان به کاهش هزینه ها در پی کنترل خطاها، تمرکز بر جریان کار و اندازه گیری دوره زمانی انجام امور و اندازه‌گیری بازده عملکرد و خروجی کارها ، چابک شدن بیشتر فعالیت های سازمان از طریق مدیریت دقیق و یکپارچه‌سازی و خودکارسازی فرآیندها ،افزایش رضایت و انگیزه کارکنان به دلیل شفاف بودن جریان کار، رشد سازمانی مناسب و مفید و اثربخشی بیشتر در مراحل فرایند نام برد.

وی با بیان اینکه فرایندها یکی از دارایی‌های ناملموس سازمان‌ها هستند، تصریح کرد: مدیریت صحیح فرایندها یا BPM می‌تواند باعث افزایش سرعت انجام فعالیت‌ها، کاهش قیمت تمام شده و افزایش بهره ‌وری شود.

فرایند و BPMS در دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم

نظام دوست با اعلام اینکه طراحی، پیاده سازی و استقرار فرایندها در مدیریت فناوری اطلاعات مرکز برنامه ریزی و نظارت راهبردی در سال 1395 در سیستم فرم ساز چارگون آغاز شد، اظهار داشت: همزمان با طراحی ، پیاده سازی و استقرار فرایندها ، دوره ای با عنوان " آشنایی با مفهوم فرایند و سیستم مدیریت فرایندها " تعریف و با همکاری و حمایت  اداره کل منابع انسانی دفتر، برای کلیه کارکنان دفتر برگزارگردید و مدرسان این دوره علاوه بر ارائه مفاهیم کلیدی و مورد نیاز به صورت عملی نیز نحوه استفاده و کار با نرم افزار استفاده شده در دفتر را به همکاران محترم آموزش دادند.

وی با اشاره به اینکه در سال 1398 همگام با بروزرسانی سامانه مکاتبات چارگون ، زیرساخت سامانه مدیریت فرایندهای چارگون نیز بروز شد، عنوان کرد: یکی از دستاوردها در این عرصه منتقل شدن کلیه فرآیندهای موجود به نسخه جدید بود.

رئیس اداره توسعه سیستم های سازمانی مرکز برنامه ریزی و نظارت راهبردی دفتر تبلیغات اسلامی با بیان اینکه در ابتدای سال 1399 بعد از جلسات کارشناسی متعدد و بررسی سامانه های مختلف، نسل جدید bpms چارگون تهیه شد که برخی از ویژگیهای آن عبارت از: سازگاری و یکپارچگی با سایر سامانه های دیدگاه ، انطباق نقش های فرایندها با سمت های سازمانی، استفاده از زبان مدلسازی BPMN 2 ، استفاده از محیط مدلسازی استاندارد با قابلیت آزمایش مدل ایجاد شده ، پشتیبانی از انواع داده ای متداول در محیط های برنامه نویسی ، فرم ساز پیشرفته با عناصر و تنظیمات پیشرفته ، امکان کدنویسی به زبان C# و اسکریپ نویسی است.

وی ضمن بیان اینکه از سال 1395تعداد کل فرایندهای پیاده سازی شده تا اکنون 40 فرآیند می باشد، تشریح کرد: تعداد 23  فرایند هم اکنون درحال اجرا بوده و 17 فرآیند راکد یا منسوخ شده است و تعداد کل درخواست های ثبت شده در فرایندها تا اکنون بیش از 70000 مورد می باشد که این تعداد تراکنش منجر به کاهش هزینه و افزایش دقت و شفافیت در سازمان شده است.

نظام دوست با اشاره به نمودار زیر که نمایشی از تعداد فرایندهای طراحی شده و تعداد فرایندهای استفاده شده از ابتدای استقرار سیستم مدیریت فرایندها در دفتر تبلیغات اسلامی است، خاطرنشان کرد: درخواست جابجایی مال، درخواست خروج مال، ثبت فراموشی کارت، درخواست وام کارمندی، درخواست خدمات مخابرات، ثبت فاکتور ورزشی، درخواست پذیرایی ( 2 نسخه)، درخواست وسیله نقلیه (2 نسخه)، ثبت پیشنهاد برنامه از صف، ثبت پیشنهاد برنامه از قطب، درخواست پیشینه پژوهشی، ارائه گواهی اشتغال به تحصیل، مجموعه فرایند اصلاح اطلاعات افراد تحت تکفل، اطلاع رسانی برنامه های مخاطب محور و صدور معرفی نامه رفاه بخشی از فرایندهای ایجاد شده در دفتر تبلیغات اسلامی می باشد.