به گزارش خبرگزاری شبستان و به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، «مهستی ابوذرجمهری»، رییس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی با اعلام این خبر در تشریح اهمیت مستندسازی و اهمیت فعالیت این گروه گفت: مستندسازی در لغت به معنای بخشیدن قابلیت استنادی است و در مفهوم کلی آن عبارت از تدوین سیستمی جامع از اطلاعات، یکپارچه سازی آنها و بروزرسانی مداوم اطلاعات است.
وی ادامه داد: به هر میزان، بانک مستندات یک سازمان قوی تر باشد بیانگر حرفه ای تر بودن فعالیت های آن سازمان است. در همین راستا در آرشیو ملی ایران، مستندسازی فعالیتی تخصصی است که گروه مستندسازی داده های اسنادی به آن پرداخته و نه تنها به نیازهای مستندسازی گروه های فهرست نویسی اسناد و فهرست نویسی منابع دیداری- شنیداری و اسناد ویژه (خریداری و اهدایی) مستقر درآرشیو ملی کشور پرداخته؛ بلکه نیازهای مستندسازی مدیریت های استانی را نیز پاسخگو خواهد بود.
مهستی ابوذرجمهری عنوان کرد: در این فرآیند که مقدمات آن از تیرماه سال جاری فراهم شده، دسترسی مراکز استانی به سبد مجازی aut-gangineh تعریف شد و ارسال رکورد به این سبد صورت می گیرد و بسته به نوع نمایه پیشنهادی و حوزه آن (نام اشخاص، تنالگان، نام جغرافیایی، نام خاندان،موضوع)، رکورد به سبد هر یک از کارشناسان گروه ارسال شده و تعیین تکلیف می شود.
رییس گروه مستندسازی اداره کل توصیف و پردازش اسناد ملی تاکید کرد: تعیین تکلیف به این ترتیب است که در صورتی که نمایه پیشنهادی در بانک «رسا» موجود باشد، از بانک فراخوان شده و در کاربرگه قرار می گیرد و در صورتی که نمایه پیشنهادی قابلیت مستند شدن نداشته باشد، همچنان در کاربرگه باقی می ماند. زیرا ممکن است در زمان های بعدی اسنادی یافت شوند که اطلاعات نمایه پیشنهادی را کامل کنند و آن نمایه قابلیت مستند شدن پیدا کند.
وی ادامه داد: بخش دیگری از فعالیت های این گروه، ویرایش مستندات بانک است که هرگاه اطلاعات جدیدی از یک مستند به دست آید، کارشناسان گروه موظف خواهند بود که این اطلاعات را وارد کاربرگه مستندسازی و در نتیجه اطلاعات آن مستند را تکمیل تر کنند. به عنوان مثال وقتی شخصیتی در بانک مستندات وجود دارد که در هیچ یک از منابع، تاریخی از فوت وی ثبت نشده است و در سندی تاریخ فوت وی ذکر می شود، کارشناس مستندسازی رجال، باید تاریخ فوت به دست آمده را وارد شناسه نماید، اهمیت این کار خصوصا برای رجال مربوط به دوره قاجار که به تناوب دارای لقب واحدی بوده اند دارای اهمیت ویژه ای است. همانگونه که ذکر شد، مستندسازی در حوزه نام اشخاص، عناوین قراردادی، نام خاندان ها، نام تنالگان، نام جغرافیایی و موضوعات انجام می شود.
مهستی ابوذرجمهری افزود: جریان مستندسازی، فعالیت های پشتیبانی ویژه ای را می طلبد که به سهولت امکانپذیر نیست. از ابتدای سال جاری تا پایان آذرماه، ۲۷۸۴مورد مستندسازی و ۷۷۲ مورد ویرایش مستندات انجام شده است. البته باید در نظر داشت که چند ماه نخست سال جاری به علت وضعیت کرونا، کارشناسان سازمان، وضعیت حضور ۳۰درصدی نیز داشته اند.
وی خاطرنشان کرد: فعالیت های جانبی مانند مصاحبه رادیویی با رادیو فرهنگ در زمینه بهبود فرآیند مستندسازی برای مراکز استانی، برگزاری کارگاه های آموزشی در هفته جهانی آرشیو و معرفی بانک مستندات و ارائه توضیحات لازم برای هیئت اعزامی از آستانه مقدسه حضرت معصومه (س) نیز از جمله فعالیت های گروه در سال جاری بوده است. در حال حاضر، ۱۵۰ فهرست از اسناد پُست مربوط دوره زمانی مظفرالدین شاه تا دوران دوم پهلوی، به منظور بازنگری و بررسی قابلیت مستندسازی نمایه های موجود در آنها که عمدتا مربوط به اشخاص و تنالگان هستند دراختیار گروه قرار گرفته است
نظر شما